Google Drive ↔️ ChatGPT: błyskawiczna integracja w 5 minut

1. Po co w ogóle łączyć ChatGPT z Drive?

Skracasz drogę od „gdzie ja to zapisałem?” do odpowiedzi w jednym prompcie.

Synced Connector zaciąga i indeksuje pliki, więc ChatGPT widzi Twoje dokumenty niemal w czasie rzeczywistym, a odpowiedzi nie zużywają limitu Deep Research. Uprawnienia pozostają takie jak w Drive – bot nie pokaże Ci pliku, do którego nie masz dostępu.

2. Synced vs Deep Research – szybka rozkmina

• Synced (nasz bohater) – Drive jest zindeksowany z góry, więc odpowiedzi lecą błyskawicznie.
• Deep Research – ChatGPT dopytuje źródło na żywo i może zjadać kredyty.
  W praktyce: do codziennych pytań o pliki wybierasz Synced; do analizy hurtowych danych możesz włączyć Deep Research, gdy zabraknie kontekstu.

3. Check-lista zanim klikniesz „Connect”

1. Plan: funkcja działa w ChatGPT Team, Enterprise, Edu oraz Pro.
   NIE DZIAŁA DLA PLANU PLUS!
2. Domena: musi to być Google Workspace. Konta @gmail.com i @googlemail.com odpadają.
3. Limit: w szybkim (self-service) trybie możesz podpiąć max 10 użytkowników na workspacie.
4. Uprawnienia: każdy user w trakcie łączenia musi zaznaczyć checkbox „See and download all your Google Drive files” – inaczej nici z integracji.

4. Self-service w 5 klikach

1. W ChatGPT wybierz model GPT-4o – pojawi się opcja Google Drive → Connect.
2. Wpisz domenę firmową, gdy poprosi o potwierdzenie.
3. Zaloguj się na służbowe konto Google, zaznacz wspomniany checkbox i Continue.
4. Po powrocie do chat’u rusza indeksowanie. Najpierw dostępne są pliki z ostatnich 30 dni (status partial sync), reszta dociąga się w tle.
5. Gdy pasek postępu zniknie – gotowe. Od teraz ChatGPT będzie na bieżąco śledzić zmiany w Drive.

Pytanie do bota typu „Podsumuj mi ostatnie spotkanie” nagle zaczyna mieć sens – nawet jeśli protokół żyje w zakamarkach czyjegoś „My Drive”.

5. Masz więcej niż 10 ludzi? Tryb admin-managed

Przy większej ekipie potrzebujesz konta serwisowego i admina Workspace z dostępem tylko-do-odczytu. Po jednorazowej konfiguracji użytkownicy nic nie muszą klikać – mają Drive w ChatGPT od ręki. Wadą jest dłuższa procedura (IAM, klucze, uprawnienia), ale zyskujesz centralną kontrolę.

6. Co może pójść nie tak?

Objaw	Diagnoza	Szybka naprawa
„No relevant document found”	Pliki są na Shared Drive bez dostępu dla service account	Dodaj konto serwisowe jako Content Manager do danej przestrzeni
Brak opcji Drive w menu	Użytkownik nie jest przypisany do konektora lub przekroczono limit 10	Dodaj go w Admin → Connectors lub zwiększ liczbę slotów
Sync wisi na 0%	Nie zaznaczono checkboxa w autoryzacji Google	Odłącz i połącz ponownie, zaznaczając pełny dostęp

7. Hacki z doświadczenia

• Nazwy folderów – trzymaj konwencję (np. YYYY-MM-Projekt) – ChatGPT lepiej trafia w wyniki.
• Komentarze w Docsach są też indeksowane; możesz zostawić tam meta-informacje dla bota.
• Promptuj źródło – „użyj tylko dokumentów z folderu danego folderu np.: /projekty/alpha” gdy potrzebujesz pełnej kontroli.
• Automatyczny off-boarding – przy odejściu pracownika usuń go z konektora, inaczej zachowa dostęp.

8. Podsumowanie

Synced Connector dla Google Drive to mały, ale przełomowy upgrade. W kilka minut zamieniasz chaos folderów w inteligentną bazę wiedzy, którą przepytujesz naturalnym językiem. Jeśli masz do 10 osób – self-service załatwia temat bez wsparcia IT. Większe firmy mogą postawić na wersję admin-managed i nadal spać spokojnie dzięki zachowaniu dotychczasowych uprawnień. Koniec z kopiowaniem linków na Slacku – wystarczy zapytać ChatGPT.