Minimalizm – moja recepta na wydajność

Jak zastąpiłem kilkanaście programów kilkoma narzędziami i zacząłem pracować bardziej efektywnie

Przyznaję się: kiedyś byłem zbieraczem narzędzi. PowerPoint, Visio, Enterprise Architect, Draw.io, Axure, Bonita BPMN, Kilkanaście platform AI, sam gubiłem się w subskrypcjach. Nazwa brzmiała profesjonalnie? Instalowałem. Miało fajne ikony? Było moje. Dopóki pewnego dnia nie zdałem sobie sprawy, że spędzam więcej czasu na przełączaniu między programami niż na faktycznej pracy.

Dlaczego minimalizm w narzędziach ma sens

Badania pokazują, że minimalizm w narzędziach produktywności może zwiększyć efektywność o 26%, gdy eliminujemy przełączanie między aplikacjami. Nie chodzi o to, żeby być hipsterem – chodzi o to, żeby więcej robić, a mniej się męczyć.

Gdy patrzę na swoje obecne narzędzia, widzę logikę: każde narzędzie pokrywa konkretny obszar, ale nie dubluje funkcjonalności. To jak dobra japońska kuchnia – kilka składników, ale za to każdy ma swój cel.

Figma – moja szwajcarska armia

Zamiast kombinować z PowerPointem (który i tak nie lubi designerów), Enterprise Architect (który kosztuje fortunę), czy Draw.io lub Miro, przerzuciłem wszystko na Figmę. I tu dopiero zrozumiałem, o co chodzi.

Co robię w Figmie:

• Procesy w FigJam – szybko, czytelnie, można współpracować z innymi pracownikami w formie
• Prezentacje w Figma Slides – lepsze od PowerPointa
• Makiety – to i tak główna funkcja Figmy
• Diagramy architektoniczne – dzięki componentom można budować nawet zaawansowane schematy
• Do tego w Figjam można prowadzić warsztaty,kreować Mapy Myśli, User Journey Maps, generować persony i czego tylko zapragniemy.
• No i do tego ma AI – gdzie szybko możemy wygenerować sobie fajny szablon 🙂

Tworzenie Person – nie ma problemów

Diagram Architektury Azure – nic prostszego

Dlaczego to ma sens: Figma pozwala na pracę w czasie rzeczywistym, ma integracje z innymi narzędziami, a przede wszystkim – nie musisz eksportować, importować, konwertować. Robisz proces w FigJam, przerzucasz elementy do Figmy, tworzysz prezentację i gotowe. Jeden login, jeden interfejs.

Czy to najlepsze narzędzie – oczywiście, że nie są inne bardziej wyspecjalizowane np. Enterprise Architect, którego używałem bardzo długo.
Oczywiście zdarzają się projekty gdzie wymogiem klienta jest praca w konkretnym narzędziu – wtedy nie mamy wyboru.

Outline/Notion – jedna baza wiedzy zamiast chaosu

Dokumentacja to ból. Każdy z nas używał Worda, Google Docs, Confluence.
Outline/Notion rozwiązuje ten problem prosto: wszystko w jednym miejscu.

Co dokumentuję w Outline:

• Lista zadań
• Lista przydatnych narzędzi
• Specyfikacje projektów
• Notatki ze spotkań
• Bazy wiedzy o systemach
• Procesy i procedury

Największa zaleta? Notion pozwala na strukturyzowanie wiedzy jak w bazie danych. Możesz tagować, filtrować, łączyć dokumenty. I co najważniejsze – zespół nie musi zastanawiać się, gdzie co jest.

Co do zasady każde narzędzie, które wspiera format Markdown będzie do tego celu bardzo dobre – wybór należy do ciebie.

Kolejna zasada: Bazy wiedzy w MD – świetnie współpracują z modelami LLM – nie to co WORD i PDF.

Perplexity + Chatbox – AI bez kombinowania

Zamiast płacić za ChatGPT Plus, Claude Pro, Gemini Advanced i jeszcze kilka subskrypcji, mam dwa narzędzia:

Perplexity – do researchu, zamiast Google. Często dodaję swoje źródła, więc wiem, skąd ma informacje. Idealne, gdy potrzebuję sprawdzić coś szybko lub znaleźć aktualne dane.

Chatbox – lokalny klient, który daje dostęp do różnych modeli AI. Jeden interfejs, różne modele. Prosto. Link: https://chatboxai.app/
Narzędzie wspiera wszystkie znane modele w tym Azure AI – co jest wymogiem w mojej codziennej pracy. Do tego bez problemu mogę testować w nim lokalne modele czy serwery MCP.

Dlaczego to działa lepiej: Perplexity jest lepsze od ChatGPT do wyszukiwania informacji ze źródłami. Chatbox daje elastyczność bez płacenia za każdy model osobno. Razem pokrywają 90% potrzeb związanych z AI.

Postman – APIs to nie czarna magia

API to serce współczesnych systemów. Postman to jedyne narzędzie, którego potrzebujesz, żeby je testować, dokumentować i zarządzać nimi.

Co Postman robi dobrze:

• Testowanie API w prosty sposób
• Dokumentacja generowana automatycznie
• Współpraca zespołowa nad API
• Monitoring i automatyzacja testów

Dlaczego nie kombinuję z alternatywami: Postman ma największą społeczność, najlepszą dokumentację i integracje z praktycznie wszystkim. Jeden tool, wszystkie potrzeby związane z API.

Prawda o konsolidacji narzędzi

Minimalizm w narzędziach to nie fanaberia. To oszczędność czasu, pieniędzy i energii mentalnej. Każde dodatkowe narzędzie to:

• Kolejny login do zapamiętania
• Kolejny interfejs do opanowania
• Kolejne przełączanie kontekstu
• Kolejna subskrypcja do płacenia

Badania pokazują, że 60% czasu pracowników idzie na zarządzanie narzędziami, a nie na produktywną pracę. Konsolidacja narzędzi może zwiększyć produktywność zespołów o 40%.

Jak zacząć minimalizować

Krok 1: Zrób audyt – wypisz wszystkie narzędzia, z których korzystasz

Krok 2: Zgrupuj je według funkcji – które robią to samo?

Krok 3: Wybierz jedno narzędzie – najlepsze lub najbardziej uniwersalne

Krok 4: Migruj stopniowo – nie rób rewolucji, rób ewolucję

Krok 5: Zmieniaj podejście zespołu – unifikacja narzędzi w organizacji niweluje chaos i zwiększa produktywność

Czy warto?

Po dwóch latach pracy z tym stackiem mogę powiedzieć: tak, warto. Tracę na przełączanie się między narzędziami, więcej na faktyczną pracę. Mniej pieniędzy idzie na subskrypcje, więcej zostaje na rzeczy, które naprawdę mają znaczenie.

Minimalizm w narzędziach to nie ograniczenie – to wyzwolenie. Gdy przestaniesz zbierać aplikacje jak Pokemon, zaczniesz robić więcej z mniejszymi zasobami. A to właśnie oznacza bycie produktywnym, nie zajętym.

Spróbuj. Zacznij od jednego narzędzia. Zobacz, czy nie da się zastąpić dwóch aplikacji jedną. Twój mózg (i portfel) ci podziękuje.